Con la llegada de la Navidad aumentan las cenas de empresa y demás eventos corporativos como congresos de fin de año, convenciones o ferias para conocer a futuros proveedores y/ o clientes. Por ello, es importante conocer algunos aspectos protocolarios básicos para que el acto sea todo un éxito y una referencia de cara a próximas celebraciones. A continuación, resumimos las claves para triunfar.
1. LA TIPOLOGÍA DEL ACTO
El protocolo y la organización del evento corporativo varían en función del tipo de acto que se vaya a celebrar: formal o informal. Esta clasificación la haremos según el público que vayamos a convocar.
Los eventos corporativos informales son más flexibles a la hora de incorporar elementos decorativos y no se rigen por un protocolo estricto. Los eventos corporativos con compañeros de equipo son un ejemplo de este tipo de actos.
Por el contrario, si se trata de una conferencia, una cena de empresa o una feria a la que acudirán clientes y proveedores, aplicaremos un código protocolario determinado para la organización del evento corporativo. En estos casos es importante regirse por los colores corporativos, dar visibilidad al logo de nuestra empresa y mantener el mismo estilo gráfico en rótulos, carteles o folletos.
2. EL PÚBLICO OBJETIVO
Los asistentes e invitados son nuestro gran objetivo, por lo que es importante adecuar el protocolo y los elementos de este según las necesidades del evento corporativo. El lugar, la duración del evento, el entorno, el catering o la distribución son algunos aspectos a tener en cuenta.
3. EL DÍA Y LA HORA
Los días laborables son los idóneos para celebrar eventos más formales. Las cenas de ejecutivos, conferencias y exposiciones suelen realizarse en estos días. Mientras que los eventos más informales se llevan a cabo los fines de semana.
Es importante que 24 o 48 horas antes de la celebración, tengamos todo perfectamente coordinado y organizado para que nuestro evento corporativo no fracase. Enviar un recordatorio con la localización y la hora a nuestros invitados y asistentes es una buena idea para evitar este tipo de problemas.
4. LA RECEPCIÓN DE LOS INVITADOS
Un buen organizador de eventos debe planificar la recepción y llegada de los asistentes al evento corporativo. Es importante decidir quién será el encargado de recibir a los invitados en función de su cargo, relevancia y función dentro del evento.
5. LOS DISCURSOS
El tiempo dedicado a los discursos es una parte muy importante de los eventos corporativos, por lo que procuraremos que vayan de menor a mayor rango. Siendo quien preside el evento el último en hablar como colofón de la celebración.
En primer lugar, se dará la bienvenida a los invitados y se agradecerá su asistencia al evento. Posteriormente, se realizarán las intervenciones del resto de ponentes, en función de su rango, hasta quien preside el acto.
6. LAS FOTOS
Una vez termine el evento y a lo largo del mismo es importante documentar el acto e ir realizando fotografías de los invitados, de las intervenciones de los ponentes y de los asistentes especiales. Una buena idea es colocar un photocall con el logo de la empresa y el lema del evento.
7. DRESS CODE
El protocolo de vestuario, código de vestimenta o dress code es una pieza esencial del protocolo que marcará nuestro evento. Dependiendo de la hora a la que se celebre el acto y la tipología del mismo, el vestuario de los asistentes variará. Generalmente, en eventos corporativos formales, los hombres suelen llevar traje oscuro y las mujeres vestido de cóctel.
8. EL CATERING
Uno de los elementos que mayor protagonismo tiene en este tipo de celebraciones es la comida. Ya sea una celebración de día o de tarde, debemos asegurarnos de que el catering sea de calidad y con opciones variadas para los asistentes. Asegúrate que hay alimentos aptos para diferentes intolerancias y no dejes a nadie sin probar bocado. Si el evento corporativo se va a celebrar en un restaurante, debes tener en cuenta también estos detalles.
9. LOS RECUERDOS
Además del photocall que hemos mencionado antes, podemos incluir algún regalo sorpresa para nuestros invitados. Es una buena manera para que recuerden el evento y una consideración por parte de la empresa.
¿Todo listo? ¡A triunfar!
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